Сервисы оптимизации бизнес-процессов уже давно используют не только отделы продаж и владельцы бизнесов, но и все, кто заинтересован в повышении эффективности своей работы, работы команды и даже личных дел.
Один из самых популярных и простых в использовании сервисов для малого бизнеса – Trello. Даже в бесплатной версии есть все необходимое для управления проектами, отслеживания задач и сроков. Кстати, часть нашей команды тоже работает в нем, и ниже мы расскажем, почему.
Сервис подойдет для:
Содержание статьи:
Плюсы Trello:
Минусы Trello:
Как работать в Trello?
Для каждого проекта вы сможете создать отдельную доску. Например, с собственными задачами, доску для работы всей команды, по каждому отделу, клиенту и т.д. А если создавать доску с нуля вы не хотите, то можете выбрать готовую из шаблонов: бизнес, дизайн, образование, маркетинг, личные дела, продуктивность, управление проектами, продажи, и т.д. По умолчанию каждая доска приватная, но ее можно сделать командной или публичной. Фон доски вы можете выбрать из интегрированной подборки Unsplash.
На доске вы создаете колонки. Стандартный набор: запланированные задачи, в работе и выполненные. Вы можете их изменять, добавлять новые. Создавать карточки с задачами можно в каждой колонке, а затем переносить их в процессе работы. Кстати, переносить или копировать карточки можно и в другие доски. Чтобы легче было визуально находить задачи, для каждой можно выбрать свою обложку. А если какая-то задача у вас повторяется несколько раз в неделю или месяц, то для нее вы можете сделать шаблон. Так при создании этой задачи, все данные о сроках, участниках, чек-листы и метки уже будут заполнены автоматически.
Чтобы не пропустить ничего по сверхважной задаче, вы можете «подписаться» на нее. Так вам на почту будут приходить оповещения о всех действиях участков. Или если важно отслеживать список задач или всю доску, подписаться можно и на них.
Для каждой отдельной карточки вы выбираете исполнителя или нескольких, если работаете над задачей в команде. Всем участникам на почту придет об этом уведомление.
Если задача объемная ее не обязательно разбивать на отдельные подзадачи. В карточке можно установить чек-лист с возможностью отмечать галочкой выполненные пункты. Причем в одной карточке может быть несколько чек-листов.
Всю коммуникацию, правки по каждой задаче вы можете также перенести в Трелло. Каждый участник может оставлять комментарии, или отвечать на чужие. Когда ответ адресован вам, на почту будет приходить соответствующее уведомление.
Процесс обмена файлами также можно упростить. Чтобы не искать нужные файлы в переписках с коллегой или клиентом, их можно загружать в Трелло к задаче, к которой они относится. Бесплатная версия позволит загрузить файлы только с компьютера, но, если планируете загружать их из облачного хранилища, можете подключить необходимое «Улучшение».
На задачи можно устанавливать дедлайны и напоминания. В Трелло можно вести общий календарь (также относится к «Улучшениям») и туда автоматически будут попадать все задачи с установленными сроками сдачи. А когда срок дедлайна пройдет, задача в календаре останется, но будет зачеркнутой.
Добавлять информацию в задачу, чтобы на нее обратили внимание можно с помощью цветных меток. Например, если на одной доске у вас работа по разным проектам, задачи по каждому можно отмечать разными цветами.
Почему BasicDecor выбрал Trello
Мария Целуева, руководитель бизнес-процессов:
Удобный менеджер задач. Работаю в нем уже более 5 месяцев и ставлю все свои задачи там. Есть версия для браузера и приложение для смартфона. Один минус – если в задаче есть чек-лист и каждый его пункт необходимо назначить разным исполнителям с выполнением в разные сроки, то этот функционал доступен только в платной версии.
Наталья Павилова, директор по развитию:
Мне нравится работать в формате сгруппированных списков. У меня есть список для идей – туда я фиксирую все идеи, которые возникают, но в работу не беру. Список для фиксации текущих и любых операционных задач, которые я не решаю сразу.
Я и вся управленческая команда работаем в разрезе недельных спринтов, соответственно, все задачи на текущую неделю попадают в список «Недельный спринт». Далее уходят в «Готовые», «Подвисшие», «На проверке», или любые другие нужные мне списки. Таким образом, я не теряю задачи и своевременно разношу их по нужным статусам. Функционал Трелло богаче, чем, например, у Гугл календаря. В задаче можно ставить сроки, фиксировать комментарий, менять ответственного, прикреплять вложение, работать командой в одной доске и изменять её. Трелло полностью может заменить Гугл календарь с его расписанием дня. У меня есть личная доска и несколько командных по проектам. Отличное решение, как фиксатор личных задач или приложение для команды до 10 человек.
Марина Мазикова, руководитель рекламного отдела:
Мы с рекламным отделом используем Трелло для ведения одного проекта – Инстаграм. Во-первых, очень удобно планировать месяц в календаре на всю команду. Во-вторых, каждый пост – это одна задача (карточка) в Трелло, в которой отмечены цветом участники, а в чек-листе прописана информация, которая должна быть собрана к посту. Копирайтер пишет текст и вставляет его в карточку, где потом отмечено, согласован текст или нет. Дизайнер прикрепляет свой комментарий по готовности креатива. Все это очень удобно, потому что находится в одном месте и не теряется, особенно, когда мы планируем публикации на месяц вперёд. Третий большой плюс Трелло – можно прикреплять файлы. Всегда сложно что-то искать в огромных переписках, а документ, прикреплённый к нужной задаче, никогда не потеряется.
